Auditoria integral y toma de decisiones óptimas en las empresas peruanas de servicios (página 2)
Como se sugiere previamente en las cinco etapas
anteriormente descritas, una vez identificado el problema, la
solución o prevención, puede ser obvia. Las crisis
encuentran terrenos pobremente alimentados en una
organización preparada. El análisis del problema
potencial muestra cómo pasos simples pueden a veces
reducir drásticamente la probabilidad del desarrollo de un
problema. Después de identificar los problemas
potenciales, las causas y la acción preventiva,
parecería que el gerente ha hecho todo lo que se puede
esperar; pero el ejecutivo astuto es sumamente pesimista.
Después de hacer todo lo posible para evitar los
problemas, continúa preguntándose:
"¿Qué voy hacer si algo resulta mal de todos
modos?" Esto, verdaderamente requiere de la clase de personas que
van construyendo castillos en el aire. Es cierto que el proceso
de toma de decisiones, o crisis administrativas, puede ser
laborioso. Algunos gerentes disculpan su falta de
preparación diciendo: "Simplemente no tengo tiempo para
hacer todo esto". Es curioso que aun cuando no tengamos tiempo
para hacer algo correctamente, siempre encontramos tiempo para
hacerlo de nuevo cuando sale mal. Debe haber un mecanismo
definido, inter–construido en un plan de crisis. A primera
vista, pudiera parecer que la solución de problemas y la
toma de decisiones, son solamente términos diferentes con
el mismo propósito. Sin embargo, hay una diferencia muy
significativa. La solución de problemas es el proceso que
permite al gerente, finalmente tomar una decisión. El
mejor tomador de decisiones en el mundo esta sujeto a fallar, se
ha aislado el problema equivocado para decidir acerca de
él. El análisis del problema es el proceso
lógico por el que el gerente reduce un amplio cuerpo de
información, durante su progreso hacia una
solución. Claramente deberíamos pasar mas tiempo
aislando el problema que preocupándonos de la
solución. "El proceso de solución del problema
empieza con la identificación del problema,
continúa con el análisis por medio del cual se
aísla la causa y termina con el acto de la toma de
decisión. En cada etapa, la información
específica relativa al problema se conoce a medida que la
situación es pulida. Después se define el problema
más importante por solucionar y se anotan las cosas que
pudieran haberlo causado"[21]
Finalmente, la lista de causas se vuelve a pulir hasta
que queda la única causa más probable. Al localizar
esta causa, ya es posible tomar una acción efectiva
específica sobre el problema. Como la mayor parte de los
procesos, las cosas son relativamente simples hasta que se
implica al elemento humano. Muy a menudo los solucionadores de
problemas escucharán una evidencia pequeña, y
llegarán a una conclusión inmediata acerca del
problema. Entonces, en vez de dar la bienvenida a más
preguntas, adoptan una especie de orgullo del descubrimiento y
defienden su definición del problema contra todos los que
llegan. Podemos dividir las decisiones que se adoptan en una
empresa en dos grandes categorías: por un lado, las
más frecuentes, o normales, que son las que deben adoptar
los mandos intermedios y el personal no jerárquico; por
otro lado, las decisiones más trascendentes, reservadas a
los más altos ejecutivos (gerentes generales, gerentes de
áreas o divisiones y similares). En el primer caso se
sigue habitualmente el proceso ideal que describimos: una
determinada persona percibe el problema, recoge la
información que necesita, se fija en objetivos razonables,
piensa en alternativas de acción factibles, elige una de
ellas y la pone en práctica. "En el caso de las decisiones
de los altos ejecutivos, las urgencias a que éstos son
sometidos y el peso de sus responsabilidades los obligan a seguir
un curso de acción diferente. Por más que pretendan
haber seguido paso a paso el proceso decisorio ideal, ello
resulta imposible en la práctica, siguiéndose a
menudo otro proceso. La más llamativa diferencia entre
ésta y el proceso ideal, o normal, es la delegación
de tareas analíticas en personal no operativo, en
ayudantes, o en analistas
especializados"[22]
Formalmente, quizá se suponga que el ejecutivo
debe hallar una solución óptima, y no meramente una
solución satisfactoria. Pero para lograrla, las
limitaciones de tiempo obligan al uso de recursos de
procesamiento y a la aplicación de modelos, lo que
requiere muchas veces, un conocimiento especializado; ello
conduce a delegar la mayor parte de la tarea de selección
y elaboración de datos en un cuerpo de especialistas y
asesores. Y aún, sin llegar a ello, el ejecutivo decide
siempre con base en los estudios y opiniones de otros. Dado el
peligro de aprobar un análisis inadecuado erróneo,
las decisiones importantes se someten usualmente a la
consideración de un comité ejecutivo, de un
comité de finanzas o del directorio, con el fin de
examinar formalmente la recomendación y los medios usados
para prepararla. Se escuchan o se leen las exposiciones de los
proponentes con los consabidos interrogatorios y aclaraciones.
Otras veces, menos formalmente, un superior jerárquico
examina el análisis y las recomendaciones para asegurarse
de que las hipótesis en que se basa y los procedimientos
analíticos seguidos son correctos. Si bien, son pasos
plausibles, es raro que el revisor o los miembros del
comité o del directorio tengan títulos suficientes,
como especialistas, para evaluar el criterio analítico,
plantear nuevas alternativas, cuestionar juicios de valor
implícitos o advertir las muchas hipótesis
adoptadas y las decisiones tácticas tomadas durante el
análisis. Un proceso decisorio no puede ser mejor que su
fase, analítica; sin embargo, no se le dedica tiempo, ni
se le aplica el conocimiento operativo del ejecutivo. Este es
casi siempre un generalista y no un especialista y confía
en la especialidad de otros, lo cual requiere, obviamente que se
sienta seguro de que el análisis ha sido completo,
objetivo, realista y adecuado.
La calidad de los datos e hipótesis en que se
basa una decisión solo pueden medirse a ciencia cierta
observando los resultados a largo plazo. Entonces no es ya
posible evaluar de la misma manera las alternativas desechadas.
Las características del proceso descrito tienden a reducir
la toma de decisiones del ejecutivo a un solo recurso: confirmar
la mejor alternativa que se le presenten. Los expertos
habrán definido previamente la naturaleza y los alcances
del problema: el sector de planeamiento habrá establecido
las normas para evaluar las alternativas; los investigadores de
mercado habrán producido y elaborado datos relativos al
medio exterior; quizá las alternativas consideradas hayan
surgido de las deliberaciones de grandes sabios o expertos. De
todo ello surge una recomendación, que el ejecutivo
aceptará o rechazará.
Modelo de
decisiones.[23]
El modelo de decisiones más simple que tiene solo
dos alternativas se denomina Maniqueísmo, adaptado
por Zaratustra y luego adoptado por otras religiones organizadas.
El Maniqueísmo es el concepto de dualidad que divide todo
lo que forma parte del universo en dos alternativas distintas o
dos polos opuestos, como por ejemplo el bien y el mal, blanco y
negro, día y noche, mente (o alma) y cuerpo, etc. Este
concepto de dualidad fue un modelo suficiente de la realidad para
aquella época para que el mundo fuera manejable y
calculable. Sin embargo, hoy en día sabemos con certeza
que todo cambia y todo tiene un amplio espectro continuo. No
existen los opuestos en la naturaleza. Debemos ver el mundo a
través de los ojos de nuestra mente vivida; de lo
contrario, no comprendemos bien las ideas complejas. El oficio
del directivo conlleva la toma de decisiones con un cierto grado
de riesgo económico en un marco estratégico
definido por la propia empresa y en un entorno
económico-social predeterminado. La idoneidad de estas
decisiones estará en función de la
preparación, experiencia, personalidad e
información que posea el directivo.
LA EXPERIENCIA EN LA TOMA DE
DECISIONES.
En la toma de decisiones la experiencia es un elemento
clave puesto que las decisiones deben tomarse sobre una realidad
altamente compleja debido al enorme número de variables
que entran en juego. La acumulación de experiencia es
larga y costosa. Si consideramos que cuando mas se aprende es
como consecuencia de los propios errores, el alcanzar un elevado
nivel de experiencia en el mundo empresarial puede llegar a tener
un coste terriblemente alto. La consecuencia inmediata es que
toda la experiencia que pueda ganarse sin los efectos que
pudieran derivarse de una decisión errónea o,
simplemente de una decisión no óptima, será
bien recibida y más económica, sea cual sea su
costo.
MARCO DE ANÁLISIS DEL PROCESO DE TOMA DE
DECISIONES EN LAS GRANDES ORGANIZACIONES
El análisis económico tradicional tiende a
analizar las actuaciones de la empresa como el resultado de una
decisión unitaria, mientras que la teoría de la
organización reconoce que en las grandes corporaciones el
proceso de toma de decisiones suele estar descentralizado y que
éstas no dependen sólo del objetivo de
maximización de beneficios o ganancias, sino
también de su estructura organizativa. Por ello, la toma
de decisiones en las grandes empresas suele tener en cuenta la
necesidad de limitarse a obtener beneficios satisfactorios, sin
necesidad de maximizarlos, debido a la obligación de
conjugar los diversos objetivos de las distintas partes que
componen la organización. Cuando las decisiones se adoptan
de forma colectiva sólo se suelen tener en cuenta todos
los objetivos de la empresa y no sólo el de
maximización de beneficios, pero también suelen ser
mas lentas (una característica fundamental de las empresas
japonesas). La teoría de la organización esta
relacionada con la teoría de la empresa.
LA TOMA DE DECISIONES EN LA
TEORÍA DE DECISIÓN.
En la Teoría de Decisión, estudio formal
sobre la toma de decisiones. Los estudios de casos reales, que se
sirven de la inspección y los experimentos, se denominan
teoría descriptiva de decisión; los estudios de la
toma de decisiones racionales, que utilizan la lógica y la
estadística, se llaman teoría preceptiva de
decisión. Estos estudios se hacen mas complicados cuando
hay más de un individuo, cuando los resultados de diversas
opciones no se conocen con exactitud y cuando las probabilidades
de los distintos resultados son desconocidas. La teoría de
decisión comparte características con la
teoría de juegos, aunque en la teoría de
decisión el adversario es la realidad en vez de otro
jugador o jugadores.
LOS SISTEMAS POLÍTICOS Y
ECONÓMICOS
Los sistemas políticos deben favorecer la
participación ciudadana en la toma de decisiones, en
especial las relativas a actividades que afectan a sus vidas; los
ricos deben adoptar estilos de vida que no se salgan del marco de
los recursos ecológicos del planeta; y el tamaño y
crecimiento de la población deben estar en armonía
con la cambiante capacidad productiva del ecosistema. El
desarrollo sostenible no es, sin embargo, un estado inmutable de
armonía, sino un proceso de cambio. Éste esta ya en
marcha en el campo del desarrollo agrícola, donde la
transición hacia la agricultura sostenible esta mejorando
la producción de alimentos, en especial en el caso de los
pobres, además de proteger el medio ambiente. En todo
caso, lo que quedaba claro era que la incorporación de
consideraciones económicas y ecológicas a la
planificación del desarrollo requerirá toda una
revolución en la toma de decisiones económicas.
Permitir la participación de los trabajadores en la toma
de decisiones y en la organización de la actividad implica
darles información adicional y consultarles sobre como
deben desarrollarse estas actividades. La prohibición de
los mercados y la centralización de la toma de decisiones
económicas pretendían maximizar el uso de los
recursos destinados a la industria. El presupuesto de un negocio
suele utilizarse como herramienta para la toma de decisiones
sobre la gestión y el crecimiento de la actividad de la
empresa.
LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA
PÚBLICA.
Lo que en la practica caracteriza o diferencia a una
empresa pública de otra privada es su relación con
los poderes públicos. A diferencia de la empresa privada,
la empresa pública no busca la maximización de los
beneficios, las ventas o la cuota de mercado, sino que busca el
interés general de la colectividad a la que pertenece,
aunque este interés pueda, en ocasiones, ir en contra de
los objetivos anteriores que rigen la actuación de la
empresa privada. Por ello, el proceso de toma de decisiones de la
empresa pública difiere de aquellas que pertenecen al
sector privado en tanto en cuanto el poder de iniciativa parte
del Estado, que lo ejerce estableciendo sus objetivos y
controlando su actividad; el poder de gestión pertenece a
las propias empresas, que lo llevan a cabo a través de sus
propios órganos aunque, a menudo, los directivos y
administradores son nombrados por el Gobierno. Es frecuente
también que los trabajadores y los usuarios, mediante las
asociaciones de consumidores, estén representados en los
órganos de decisión.
Decisiones que
pueden optimizarse en las empresas de saneamiento mediante los
resultados de la Auditoría Integral
Al ser la auditoria integral un examen al proceso de
gestión institucional (planeación,
organización, dirección-ejecución,
coordinación y control) y a las áreas
organizaciones, entonces, está en condiciones de emitir
recomendaciones para diferente toma de decisiones que abarcan a
toda la entidad y no solo al aspecto financiero o puramente
administrativo, la contribución es a todo nivel. Las
siguientes son las decisiones que pueden optimizarse mediante las
recomendaciones de la auditoria integral:
1) Decisiones sobre el capital humano de las
empresas de saneamiento. La auditoria integral
evalúa todos los aspectos relacionados con el capital
humano de las empresas de saneamiento, luego compara dichos
resultados con los criterios correspondientes representados
por la política, estrategias, manuales e indicadores
de capital humano y sobre ello recomienda. Los aspectos
evaluados, entre otros, pueden ser: la necesidad de capital
humano, requerimiento del capital humano de ciertas
dependencias, reclutamiento de capital humano,
selección del capital humano, capacitación
previa o socialización, evaluación del
desempeño, administración de costos laborales:
sueldos, salarios, tributos y otros, desarrollo del capital
humano, control del capital humano, etc. Los directivos
tienen tomar las decisiones mas pertinentes para disponer de
una adecuada administración del capital más
importante de la empresa, como es el capital
humano.2) Decisiones sobre las finanzas de las
empresas de saneamiento. En este punto hay cuatro grandes
decisiones: financiamiento, inversiones, rentabilidad
(dividendos) y riesgo. La auditoria integral pondera las
fuentes de financiamiento necesarias para tener las
inversiones que faciliten la prestación de los
servicios que requiere la población y sobre esa base
prevé los niveles de rentabilidad y riesgo de las
empresas de saneamiento. Los directivos lo que tienen que
hacer es tomar las decisiones correspondientes a las
recomendaciones realizadas por los auditores.3) Decisiones sobre la logística y
los servicios de las empresas de saneamiento. Incluye el
estudio del mercado de bienes y servicios, la mano de obra
necesaria, los materiales indirectos, el dinero necesario, la
manera de gestión de los bienes y servicios, las
máquinas, el medio de trabajo y todo lo que sea
necesario para disponer de bienes y servicios que necesita la
comunidad. Todos estos aspectos son evaluados por la
auditoria integral, luego sobre esa base emite las
recomendaciones que deben implementar los directivos, tomando
para ello las decisiones que correspondan al caso.4) Decisiones sobre investigación y
desarrollo que llevan a cabo las empresas de saneamiento.
El agua es un líquido elemental, escaso y sujeto a
aspectos naturales y humanos; por tanto es necesario que las
empresas de saneamiento reciban de buen agrado las
recomendaciones sobre nuevas investigaciones y el desarrollo
de investigaciones que estén en curso, para que
contribuyan con los objetivos de las empresas.5) Decisiones sobre proyectos y obras de las
empresas de saneamiento. En las empresas de saneamiento,
nada está totalmente consolidado y esto resulta
lógico, porque estas empresas dependen de la cantidad
de personas que tengan las ciudades, de las migraciones,
emigraciones, etc. por tanto la auditoria integral hace las
recomendaciones para que se tomen las mejores decisiones
sobre proyectos en ejecución, nuevos proyectos y en
fin cualquier obra que resulta beneficiosa para la
comunidad.6) Decisiones sobre producción y
distribución primaria de las empresas de
saneamiento. Las empresas de saneamiento producen agua
potable para la comunidad y también llevan a cabo la
distribución del líquido elemento; por otro
lado la auditoría integral examina que la
producción y distribución se lleve a cabo sobre
estándares generalmente aceptados; en tanto encuentre
algunas falencias realizará las recomendaciones para
que las empresas de saneamiento hagan los ajustes o
retroalimentación que corresponde. Todo lo que
recomienda la auditoria integral se convierte en toma de
decisiones de los directivos.7) Decisiones sobre recolección,
tratamiento y disposición final que llevan a cabo las
empresas de saneamiento. La auditoria integral examina
estas fases de trabajo de las empresas de saneamiento sobre
la base de indicadores y luego formula las recomendaciones
del caso para que los directivos tomen las decisiones
más convenientes en cuanto a la recolección,
tratamiento y disposición final de aguas servidas u
otros productos.8) Decisiones sobre la
comercialización del agua y otros servicios que
prestan las empresas de saneamiento. El agua es uno de
los más importantes productos de la canasta de las
familias y empresas; por tanto debe tener el costo y precio
de acuerdo a los parámetros correspondientes; la
auditoria integral evalúa esta situación y
sobre esa base realiza las recomendaciones, para que los
directivos tomen las decisiones que correspondan a una
comercialización económica, eficiente y
efectiva.9) Decisiones sobre los servicios prestados
en las distintas zonas geográficas. Los servicios
de agua y alcantarillado se presta en las grandes ciudades,
en los distritos del cercado y también en los
periféricos, es decir en toda zona geográfica;
por tanto la auditoria integral analiza en que condiciones se
entrega el servicio, para luego dar las recomendaciones
correspondientes, de modo que los directivos tomen las
decisiones que favorezcan a la población de todas las
zonas geográficas.10) Decisiones sobre imagen institucional de
las empresas de saneamiento. Las empresas de saneamiento
siempre están en el ojo y en la mente de la gente por
su carácter básico. La auditoría
integral evalúa los niveles de percepción que
tiene la gente en relación a estas empresas y sobre
esa base recomienda. Los directivos solo tienen que hacer es
tomar decisiones para implementar dichas recomendaciones.
Todo lo que no se haga en relación con las
recomendaciones de la auditoria integral afectará a la
empresa y eso también será una decisión
tomada por los directivos, en todo caso una mala
decisión.11) Decisiones sobre control interno de las
empresas de saneamiento. La auditoria integral no es
responsable del control interno. La auditoria integral
evalúa el control interno de las empresas de
saneamiento y da recomendaciones para que se implemente,
funcione o evalúe de la mejor forma. El Control
Interno comprende las acciones de cautela previa,
simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es
previo, simultáneo y posterior. Es responsabilidad del
Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento
y confiabilidad del control interno para la evaluación
de la gestión y el efectivo ejercicio de la
rendición de cuentas, propendiendo a que éste
contribuya con el logro de la misión y objetivos de la
entidad a su cargo. El Titular de la entidad está
obligado a definir las políticas institucionales en
los planes y/o programas anuales que se formulen, los que
serán objeto de las verificaciones a que se refiere
esta Ley.12) Decisiones sobre auditoria interna de
las empresas de saneamiento. La auditoria integral
también evalúa el funcionamiento, proceso,
acciones de control, procedimientos, informe y otros aspectos
de la auditoria interna. En el marco de la auditoria interna,
la acción de control es la herramienta esencial, que
mediante la aplicación de normas, procedimientos y
principios que regulan el control efectúa la
verificación y evaluación, objetiva y
sistemática, de los actos y resultados producidos por
la entidad en la gestión y ejecución de los
recursos, bienes y operaciones institucionales. Como
consecuencia de las acciones de control se emitirán
los informes correspondientes, los mismos que se
formularán para el mejoramiento de la gestión
de la entidad. La auditoria integral evalúa dichos
informes y da recomendaciones para que los responsables tomen
las decisiones que correspondan.13) Decisiones sobre auditoria externa de
las empresas de saneamiento. Es común que las
empresas de saneamiento dispongan auditorias financieras
externas, las cuales emiten dictámenes sobre la
razonabilidad de la información financiera y
económica de estas empresas. La auditoria integral,
evalúa dichos informes para ver su conformidad y
lógica y sobre esa base formula recomendaciones, que
deben implementar los responsables de la toma de
decisiones.
Definición
de términos
AUDITORIA INTEGRAL: La auditoria Integral es la
evaluación y análisis de todas las áreas
funcionales de una Entidad acorde con los principios,
métodos y procedimientos actualizados bajo los cuales
actúa la gerencia.
EFICIENCIA: Está referida a la
relación existente entre los bienes o servicios producidos
entregados y los recursos utilizados para ese fin, en
comparación con un estándar de desempeño
establecido.
EFICACIA: Capacidad de lograr los objetivos y
metas programadas con los recursos disponibles y en un tiempo
determinado.
ACTIVIDADES DE CONTROL: Están constituidas
por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados
primordialmente hacia la prevención y
neutralización de los riesgos.
ACCIONES CORRECTIVAS: Acción implementada
para corregir las causas que generaron un problema o un resultado
no acorde con lo esperado, con el propósito de prevenir su
recurrencia.
TOMA DE DECISIONES: Es el proceso durante el cual
la persona debe escoger entre dos o más
alternativas.
OBJETIVOS: Lo que se propone una
organización y puede conseguir en el presente, sin
necesidad de obtener una mayor cantidad de recursos o de realizar
investigaciones adicionales. Establecimiento de los Objetivos: El
Objetivo constituye la razón básica o fundamental
de la auditoría, ya que proporciona un propósito y
una dirección, es decir, expresa el fin fundamental que
persigue la auditoría. Los Objetivos se establecen
mediante un cuidadoso razonamiento para fijar o conocer las
necesidades y prioridades del examen, para el efecto deben
contemplarse las interrogantes siguientes: ¿Cuántas
áreas deben examinarse y/o evaluarse?; ¿Qué
elementos o recursos se requieren para el examen?;
¿Cómo se llevará a efecto el examen?;
¿Dónde se llevará a efecto el examen?;
¿Cuándo deberá examinarse?;
¿Cuál será el costo que se irrogará?
¿Porqué deberá efectuarse ese examen?;
¿Quién o quienes deberán llevar a cabo el
examen y evaluación?. Los Objetivos deben ser claros para
que puedan adecuarse a las etapas progresivas de la
auditoría; en consecuencia una vez que el personal de
auditores haya sido comunicado sobre la naturaleza y alcance de
los Objetivos, deberá entenderlo y cumplirlo de acuerdo a
las responsabilidades asignadas. El aspecto procedimental para
alcanzar los objetivos requiere paralelamente a la labor propia
de la ejecución del trabajo, orden y coordinación
durante el proceso de auditoría, para el efecto se
empezará por lograr los objetivos circunscritos a
determinadas áreas y luego se continuará con los
objetivos en un nivel integral.
ESTRATEGIA: Líneas maestras para la toma
de decisiones, que tienen influencia en la eficacia a largo plazo
de una organización.
PROGRAMAS: Serie de acciones propuestas para
conseguir ciertos propósitos.
PROGRAMA DE AUDITORÍA: Para cada
Auditoría o Examen Especial deberá elaborarse el
programa de auditoría correspondiente, el mismo que
servirá como instrumento de planeamiento, dirección
y control del examen.
PROCEDIMIENTOS: Métodos fundamentales,
mediante los cuales una organización coordina o regula sus
acciones.
Presentación, análisis e
interpretación de resultados
Este estudio comprende el cumplimiento de los siguientes
objetivos:
a. Determinar si las normas, técnicas y
procedimientos que emplea la Auditoría Integral
influyen en la Toma de Decisiones en la gerencia corporativa
de saneamiento.b. Conocer la eficiencia y eficacia de la
Auditoría Integral en la toma de
decisiones.c. Analizar las actividades de control de la
Auditoría Integral en la toma de decisiones en las
empresas de saneamiento.d. Determinar las acciones correctivas de la
Auditoría Integral como procedimiento determinante en
toma de decisiones en las corporaciones de
saneamiento.
Los logros obtenidos en el desarrollo de cada objetivo
específico, nos conducen al cumplimiento del objetivo
general: "Establecer si la Auditoría Integral como
evaluación multidisciplinaria, sistemática,
analítica e independiente, influye en los resultados y
optimiza la Toma de Decisiones en la Gerencia de las Empresas de
servicios de agua potable y alcantarillado a nivel nacional"; y
consecuentemente, nos permitirá contrastar la
hipótesis de trabajo, para aceptarla o rechazarla de
acuerdo al grado de significación que obtenga.
SITUACIÓN ANALÍTICA SOBRE AUDITORIA
INTEGRAL.
Todas las empresas deben evaluar a todas sus
áreas para determinar las desviaciones de sus actividades,
así como sus causas y efectos que influyen particularmente
en las decisiones de los gerentes.
Todo gerente debe evaluar la eficiencia y el grado de
confiabilidad de la información financiera.
Asimismo debe examinar los objetivos que se
lograrán con la información financiera
La auditoria integral permite lograr la eficiencia del
sistema de información gerencial, si fuera posible con la
invalorable ayuda de la informática, adecuándose la
empresa a la ciencia y tecnología actuales.
Para obtener la mayor producción y productividad
en una empresa se deben diseñar políticas de
capacitación y eficacia, estableciendo los
estímulos correspondientes entre todos sus
empleados….
La Auditoria permite atender y entender la
problemática económica, social, financiera,
tecnológico y administrativo.
Con un correcto examen de la empresa se puede propender
hacia una efectiva política de racionalización
operativa en todos y cada una de las áreas y actividades
de las empresas reduciendo al mínimo los errores, las
pérdidas y las áreas críticas de la
entidad.
La auditoria integral permite detectar errores y evaluar
la eficiencia de las operaciones en la empresa
En consecuencia los informes de la Auditoria Integral
son muy variados en su estructura y contenido y dependen de las
circunstancias en las que sean elaborados pues se convierten en
la herramienta determinante de todo gerente moderno.
SITUACIÓN ANALÍTICA SOBRE TOMA DE
DECISIONES.
Las empresas de saneamiento en el Perú son
corporaciones que prestan sus servicios en todas las ciudades
importantes del país. En estas empresas se introduce el
enfoque empresarial característico de la empresa
pública, motivo por el cual se utilizan una serie de
subsidios entre sus unidades operativas y algunas ocasiones se
subsidian directamente a la inversión generando
distorsiones en los incentivos los cuales deben ser propios a la
gestión de una empresa. Estos son algunos de los problemas
que la mayoría de gerentes deben enfrentar en la
determinación de entre las decisiones del futuro que
representan ante sus empresas. Cualquier actividad que la empresa
pueda hacerse realiza a través de decisiones. Estas pueden
tomarse como cuestión de rutina, pero en realidad implican
necesariamente un esfuerzo del conocimiento y la
imaginación. La importancia de tomar decisiones se
reconoce generalmente, pero tiende a concebirse como
solución de problemas, esto es, dar una respuesta entre
varias opciones. Este enfoque es erróneo. La fuente
más común de errores en las decisiones gerenciales
está en la insistencia en tratar siempre de encontrar la
respuesta correcta en lugar de la pregunta. A primera vista,
pudiera parecer que la solución de problemas y la toma de
decisiones, son solamente términos diferentes con el mismo
propósito. Sin embargo, hay una diferencia muy
significativa. La solución de problemas es el proceso que
permite al gerente, finalmente tomar una decisión. El
mejor tomador de decisiones en el mundo esta sujeto a fallar, se
ha aislado el problema equivocado para decidir acerca de
él. El análisis del problema es el proceso
lógico por el que el gerente reduce un amplio cuerpo de
información, durante su progreso hacia una
solución. Claramente deberíamos pasar mas tiempo
aislando el problema que preocupándonos de la
solución.
Lo que en la practica caracteriza o diferencia a una
empresa pública de otra privada es su relación con
los poderes públicos. A diferencia de la empresa privada,
la empresa pública no busca la maximización de los
beneficios, las ventas o la cuota de mercado, sino que
busca el interés general de la colectividad a la que
pertenece, aunque este interés pueda, en ocasiones, ir en
contra de los objetivos anteriores que rigen la actuación
de la empresa privada. Por ello, el proceso de toma de decisiones
de la empresa pública difiere de aquellas que pertenecen
al sector privado en tanto en cuanto el poder de iniciativa parte
del Estado, que lo ejerce estableciendo sus objetivos y
controlando su actividad. El bienestar y progreso de una empresa
se determinan por las acertadas decisiones que sus ejecutivos o
gerentes en nuestra investigación; asumen o la aplican en
la solución de un problema sea dentro o fuera de su
empresa.
DECISIONES QUE PUEDEN OPTIMIZARSE EN LAS EMPRESAS DE
SANEAMIENTO MEDIANTE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA
INTEGRAL:
Al ser la auditoria integral un examen al proceso de
gestión institucional (planeación,
organización, dirección-ejecución,
coordinación y control) y a las áreas
organizaciones, su función principal es examinar los
recursos, áreas, procesos y procedimientos y luego emitir
recomendaciones para la toma de decisiones que abarcan a toda la
entidad y no solo al aspecto financiero o puramente
administrativo, la contribución es a todo nivel. Las
siguientes son las decisiones que pueden optimizarse mediante las
recomendaciones de la auditoria integral:
1) Decisiones sobre el capital humano de las
empresas de saneamiento. La auditoria integral
evalúa todos los aspectos relacionados con el capital
humano de las empresas de saneamiento, luego compara dichos
resultados con los criterios correspondientes representados
por la política, estrategias, manuales e indicadores
de capital humano y sobre ello recomienda. Los aspectos
evaluados, entre otros, pueden ser: la necesidad de capital
humano, requerimiento del capital humano de ciertas
dependencias, reclutamiento de capital humano,
selección del capital humano, capacitación
previa o socialización, evaluación del
desempeño, administración de costos laborales:
sueldos, salarios, tributos y otros, desarrollo del capital
humano, control del capital humano, etc. Los directivos
tienen tomar las decisiones mas pertinentes para disponer de
una adecuada administración del capital más
importante de la empresa, como es el capital
humano.2) Decisiones sobre las finanzas de las
empresas de saneamiento. En este punto hay cuatro grandes
decisiones: financiamiento, inversiones, rentabilidad
(dividendos) y riesgo. La auditoria integral examina si las
decisiones de financiamiento que han tomado los directivos es
eficiente o deficiente y sobre esa base facilita
recomendaciones que servirán para optimizar la toma de
decisiones de la gerencia en relación con este rubro.
La auditoria integral examina las inversiones de la entidad,
identificando si se dispone del capital de trabajo suficiente
y competente, así como examina si los activos de
capital reúnen los requisitos y cumplen los
propósitos que sigue la entidad; y, sobre esa base
formula un conjunto de recomendaciones que facilitarán
la toma de decisiones de la gerencia. La auditoria integral
examina el grado de rentabilidad y riesgo que esta obteniendo
o tiene que asumir la empresa; y, sobre esa base facilita
recomendaciones para mantener o incrementar la rentabilidad,
utilizar determinados instrumentos financieros para minimizar
riesgos, tomar previsiones internas como externas para
reducir el riesgo; todo lo constituyen las recomendaciones
que tomará la gerencia para optimizar las empresas de
saneamiento.3) Decisiones sobre la logística y
los servicios de las empresas de saneamiento. Incluye el
estudio del mercado de bienes y servicios, la mano de obra
necesaria, los materiales indirectos, el dinero necesario, la
manera de gestión de los bienes y servicios, las
máquinas, el medio de trabajo y todo lo que sea
necesario para disponer de bienes y servicios que necesita la
comunidad. Todos estos aspectos son evaluados por la
auditoria integral, luego sobre esa base emite las
recomendaciones que deben implementar los directivos, tomando
para ello las decisiones que correspondan al caso.4) Decisiones sobre investigación y
desarrollo que llevan a cabo las empresas de saneamiento.
El agua es un líquido elemental, escaso y sujeto a
aspectos naturales y humanos; por tanto es necesario que las
empresas de saneamiento reciban de buen agrado las
recomendaciones sobre nuevas investigaciones y el desarrollo
de investigaciones que estén en curso, para que
contribuyan con los objetivos de las empresas.5) Decisiones sobre proyectos y obras de las
empresas de saneamiento. En las empresas de saneamiento,
nada está totalmente consolidado y esto resulta
lógico, porque estas empresas dependen de la cantidad
de personas que tengan las ciudades, de las migraciones,
emigraciones, etc. por tanto la auditoria integral hace las
recomendaciones para que se tomen las mejores decisiones
sobre proyectos en ejecución, nuevos proyectos y en
fin cualquier obra que resulta beneficiosa para la
comunidad.6) Decisiones sobre producción y
distribución primaria de las empresas de
saneamiento. Las empresas de saneamiento producen agua
potable para la comunidad y también llevan a cabo la
distribución del líquido elemento; por otro
lado la auditoría integral examina que la
producción y distribución se lleve a cabo sobre
estándares generalmente aceptados; en tanto encuentre
algunas falencias realizará las recomendaciones para
que las empresas de saneamiento hagan los ajustes o
retroalimentación que corresponde. Todo lo que
recomienda la auditoria integral se convierte en toma de
decisiones de los directivos.7) Decisiones sobre recolección,
tratamiento y disposición final que llevan a cabo las
empresas de saneamiento. La auditoria integral examina
estas fases de trabajo de las empresas de saneamiento sobre
la base de indicadores y luego formula las recomendaciones
del caso para que los directivos tomen las decisiones
más convenientes en cuanto a la recolección,
tratamiento y disposición final de aguas servidas u
otros productos.8) Decisiones sobre la
comercialización del agua y otros servicios que
prestan las empresas de saneamiento. El agua es uno de
los más importantes productos de la canasta de las
familias y empresas; por tanto debe tener el costo y precio
de acuerdo a los parámetros correspondientes; la
auditoria integral evalúa esta situación y
sobre esa base realiza las recomendaciones, para que los
directivos tomen las decisiones que correspondan a una
comercialización económica, eficiente y
efectiva.9) Decisiones sobre los servicios prestados
en las distintas zonas geográficas. Los servicios
de agua y alcantarillado se presta en las grandes ciudades,
en los distritos del cercado y también en los
periféricos, es decir en toda zona geográfica;
por tanto la auditoria integral analiza en que condiciones se
entrega el servicio, para luego dar las recomendaciones
correspondientes, de modo que los directivos tomen las
decisiones que favorezcan a la población de todas las
zonas geográficas.10) Decisiones sobre imagen institucional de
las empresas de saneamiento. Las empresas de saneamiento
siempre están en el ojo y en la mente de la gente por
su carácter básico. La auditoría
integral evalúa los niveles de percepción que
tiene la gente en relación a estas empresas y sobre
esa base recomienda. Los directivos solo tienen que hacer es
tomar decisiones para implementar dichas recomendaciones.
Todo lo que no se haga en relación con las
recomendaciones de la auditoria integral afectará a la
empresa y eso también será una decisión
tomada por los directivos, en todo caso una mala
decisión.11) Decisiones sobre control interno de las
empresas de saneamiento. La auditoria integral no es
responsable del control interno. La auditoria integral
evalúa el control interno de las empresas de
saneamiento y da recomendaciones para que se implemente,
funcione o evalúe de la mejor forma. El Control
Interno comprende las acciones de cautela previa,
simultánea y de verificación posterior que
realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la
gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es
previo, simultáneo y posterior. Es responsabilidad del
Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento
y confiabilidad del control interno para la evaluación
de la gestión y el efectivo ejercicio de la
rendición de cuentas, propendiendo a que éste
contribuya con el logro de la misión y objetivos de la
entidad a su cargo. El Titular de la entidad está
obligado a definir las políticas institucionales en
los planes y/o programas anuales que se formulen, los que
serán objeto de las verificaciones a que se refiere
esta Ley.12) Decisiones sobre auditoria interna de
las empresas de saneamiento. La auditoria integral
también evalúa el funcionamiento, proceso,
acciones de control, procedimientos, informe y otros aspectos
de la auditoria interna. En el marco de la auditoria interna,
la acción de control es la herramienta esencial, que
mediante la aplicación de normas, procedimientos y
principios que regulan el control efectúa la
verificación y evaluación, objetiva y
sistemática, de los actos y resultados producidos por
la entidad en la gestión y ejecución de los
recursos, bienes y operaciones institucionales. Como
consecuencia de las acciones de control se emitirán
los informes correspondientes, los mismos que se
formularán para el mejoramiento de la gestión
de la entidad. La auditoria integral evalúa dichos
informes y da recomendaciones para que los responsables tomen
las decisiones que correspondan.13) Decisiones sobre auditoria externa de
las empresas de saneamiento. Es común que las
empresas de saneamiento dispongan auditorias financieras
externas, las cuales emiten dictámenes sobre la
razonabilidad de la información financiera y
económica de estas empresas. La auditoria integral,
evalúa dichos informes para ver su conformidad y
lógica y sobre esa base formula recomendaciones, que
deben implementar los responsables de la toma de
decisiones.
PRESENTACIÓN, ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA REALIZADA.
FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS:
• GERENTE GENERAL DE SEDAPAL
• GERENTE DE RECURSOS HUMANOS DE SEDAPAL
• GERENTE DE FINANZAS DE SEDAPAL
• GERENTE DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS DE
SEDAPAL
• GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN DE
SEDAPAL
GUÍA DE ENTREVISTA:
• FORMULACIÓN Y REMISIÓN DE LA
SOLICITUD DE ENTREVISTA.
• RECEPCIÓN DE LA RESPUESTA A LA SOLICITUD
PRESENTADA.
• FIJACIÓN DEL DIA-HORA DE LA
ENTREVISTA.
• SALUDO CORDIAL AL ENTREVISTADO.
• RECORDATORIO CORRESPONDIENTE PARA LLEVAR A CABO
LA ENTREVISTA.
• FORMULACIÓN DE PREGUNTAS SOBRE LA
INVESTIGACIÓN
• ANOTACIÓN DE LAS RESPUESTAS DEL
ENTREVISTADO
• ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAS
RESPUESTAS OBTENIDAS.
ENTREVISTADO: GERENTE GENERAL DE
SEDAPAL
PREGUNTA: ¿Señor gerente general de
SEDAPAL, Ud. consideraría que la auditoria integral siendo
el examen multidisciplinario que se aplica a las áreas de
capital humano, finanzas, logística, producción,
comercialización, obras, proyectos, etc.; es una
herramienta para optimizar la toma de decisiones que lleva a cabo
la gerencia general a su cargo?
RESPUESTA: Puede ser como no puede ser. Depende.
En la gerencia general se debe disponer de información de
cada una de las áreas de la empresa, por ese lado, la
auditoria integral, si examina todas las áreas,
sería una muy buena herramienta. Ahora, todo depende de la
forma de ser y actuar de la gerencia; por que hay gerentes que le
pueden dar mucha credibilidad a la información de la
auditoria integral y otros que no actúen de esa forma. En
SEDAPAL no se ha llevado a cabo ninguna auditoria integral, por
lo oneroso que resultaría, aunque seria muy positivo
tenerla; si ese fuera el caso le daría la credibilidad y
confianza que le doy a todos los informes que me envían
mis gerentes, asesores y consultores.
Toda la información que recibe la gerencia
general es de utilidad para optimizar la toma de decisiones; sin
embargo, tratándose de una auditoría integral,
llevada a cabo externamente, deberá tener la mayor
confianza posible, por el nivel de objetividad, independencia y
profesionalismo con el cual estoy seguro se debe
realizar.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El
Gerente General de SEDAPAL, cuando responde puede ser o no puede
ser, es muy realista, porque todo depende de las personas,
también del grado de confianza en determinado producto
como es la auditoria integral.
La Gerencia General representa a la empresa y que para
ello, tiene que tomar todo un conjunto de decisiones, pero
teniendo en cuenta que las mismas son de carácter
táctico u operativo. La gerencia es para el día a
día. La gerencia está en la operatividad de la
empresa, en la coordinación, trabajo en equipo y control
empresarial. Sin embargo todo lo que decida la gerencia,
será sobre la base de la información que
disponga.
La auditoria integral es una muy buena fuente de
información, sus recomendaciones son objetivas,
técnicas están orientadas a obtener recomendaciones
facilitadoras de la toma de decisiones gerenciales. Así es
en el Perú, como en otras partes del mundo.
La gerencia tiene fuentes de información interna
y externa, y, que en cada caso tiene que ponderar cada cual para
considerarlas como válidas para la toma de decisiones
operacionales de las empresas de saneamiento.
Una de esas fuentes externas estará constituida
por las recomendaciones de la auditoria integral, sobre las
cuales la gerencia toma las decisiones necesarias para que opere
la entidad en las mejores condiciones.
La toma de decisiones gerenciales puede optimizarse con
las recomendaciones sobre eficiencia, economía y eficacia
de las operaciones y recursos facilitada por la auditoria
integral.
La auditoria integral implica la ejecución de un
trabajo con enfoque, por analogía de las revisiones
financieras, de cumplimiento, control interno y de
gestión, sistema y medio ambiente.
La auditoria integral es la ejecución de
exámenes estructurados de entidades, programas, proyectos,
actividades o segmentos operativos, con el propósito de
medir e informar sobre la utilización, de manera
económica y eficiente, de sus recursos y el logro de sus
objetivos operativos.
La auditoria integral es el proceso que tiende a medir
el rendimiento real con relación al rendimiento
esperado.
La auditoria integral inevitablemente tendera a formular
recomendaciones destinadas a que los responsables tomen las
decisiones más pertinentes para mejorar el rendimiento y
alcanzar el éxito deseado.
La auditoría integral, representa un medio
decisivo para la modernización y transparencia en la forma
de administrar los recursos. Los objetivos de esta
auditoría son: La formación de una opinión
sobre los Estados Financieros y determinar si la gestión
ha logrado agregar valor a sus actividades. Estos serían
los objetivos a corto plazo. En el largo plazo, la
Auditoría Integral, unirá la gestión con los
estamentos de la sociedad, de tal forma que contribuya a crear y
mantener una cultura de control de los recursos públicos,
apoyando constante y oportunamente los esfuerzos por retornar a
los contribuyentes, en forma de servicios de alta calidad, los
impuestos que pagan.
Una gerencia general responsable de su rol en la empresa
moderna, no podría desechar a la auditoria integral como
insumo para la toma de decisiones. Esta auditoría entre
muchas recomendaciones que puede dar también lo hace
recomendando como gerenciar en forma efectiva con nuevas
herramientas administrativas, lo cual viene siendo muy aceptado a
nivel internacional.
ENTREVISTADO: GERENTE DE RECURSOS
HUMANOS
PREGUNTA: ¿Ud. como responsable del
capital humano de SEDAPAL, podría aceptar que siendo la
auditoria integral un examen entre otras áreas, al
área que representa, podría ser una herramienta que
facilite la optimización de la toma de decisiones en
relación con el requerimiento de personal, reclutamiento,
selección, capacitación, socialización,
evaluación del desempeño, administración de
sueldos, desarrollo humano y control del personal?
RESPUESTA: Como su pregunta lo evidencia, la
gerencia de recursos humanos tiene muchos aspectos
técnicos que tratar, en tanto eso, nosotros contamos con
la propia evaluación que realizamos al interior de la
gerencia, también contamos con el apoyo de la gerencia de
auditoria interna; sin embargo, siendo la auditoria integral,
como se indica una examen a todas las áreas y actividades
de la empresa, podría ser de mucha importancia para la
toma de decisiones que se tienen que realizar. En tanto mientras
más información se disponga, además
información independiente y realizada
muldisciplinariamente me sería de mucha importancia
recibir las recomendaciones de la auditoria integral, aunque
estimo que sería muy oneroso llevarla a cabo, por otro
lado su costo estaría justificado si aporta
recomendaciones técnicas, eficientes y efectivas para
dirigir y gestionar de mejor forma el capital humano de esta
importante empresa del Estado.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El
gerente de recursos humanos es muy realista, cuando explica que
el dispone de evaluaciones internas, lo cual es muy cierto y muy
responsable llevarlas a cabo; por otro lado dice que tiene
información de auditoría interna lo cual es
también muy positivo; sin embargo, se debe reconocer que
siendo ambas evaluaciones de carácter interno, en algunos
casos podría sesgarse por ese sentido de
compañerismo, de falso espíritu de cuerpo o
simplemente por cuestiones políticas que tampoco
están ausentes. Por tanto hace bien el señor
gerente, es aceptar que pese a que la auditoria integral es
onerosa, sin embargo el costo estaría
justificado.
En forma específica la auditoria integral
recomienda sobre los siguientes aspectos:
LA NECESIDAD DE PERSONAL: Recomienda elaborar el plan de
personal; determina y recomienda las actividades para el logro
del Plan; determina y recomienda las funciones y/o tareas;
recomienda el perfil de las personas idóneas para que
ejecuten las funciones y/o tareas y se logre el plan
organizacional.
REQUERIMIENTO DE PERSONAL: Determina y recomienda la
cantidad y calidad de personal para cumplir objetivos y metas;
analiza, verifica, determina y recomienda la cantidad de personal
que necesita cada unidad orgánica para el logro del plan;
recomienda la toma de decisiones para aumentar o disminuir
personal; cuantifica el monto económico que requiere el
personal nuevo vía presupuesto y recomienda su
aplicación.
RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL: Recomienda que internamente
se lleve a cabo el movimiento vertical, horizontal y Diagonal de
los recursos humanos. Recomienda las formas de captar el mejor
personal para la empresa.
SELECCIÓN DEL PERSONAL: Recomienda adecuar al
hombre al cargo, la eficiencia del hombre en el cargo; recomienda
el proceso y procedimientos para la selección del
personal, recomienda la realización de entrevistas,
pruebas de conocimiento, pruebas psicométricas, pruebas de
personalidad
INDUCCIÓN O SOCIALIZACIÓN: Recomienda que
al nuevo miembro seleccionado, se le informe, entre otros
aspectos, la visión, misión, propósito y
objetivos de la organización, los medios para lograr los
objetivos, las responsabilidades inherentes al cargo a
desempeñar, las normas de comportamiento para el
desempeño del cargo, los demás documentos de
gestión empresarial.
ANÁLISIS DEL CARGO: Recomienda los requisitos
intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades y
condiciones de trabajo
DISEÑO DEL CARGO: Recomienda el contenido del
cargo, los métodos y proceso de trabajo; definir la
responsabilidad del ocupante al cargo; definir la línea de
autoridad; recomienda evaluar los cargos mediante
observación directa, cuestionarios, entrevistas y
métodos mixtos.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Recomienda medir
el desempeño potencial humano; la orientación del
potencial humano al logro de la productividad; la
orientación del potencial humano hacia el logro de los
objetivos empresariales e individuales. Recomienda evaluar el
desempeño mediante escala gráfica, elección
forzada, investigación del campo, incidentes
críticos, frases descriptivas, comparación por
pares, autoevaluación y evaluación por
resultados
ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS: Recomienda la
composición de sueldos, contenidos y nivel del cargo,
política salarial, capacidad financiara de la
organización, posición de la empresa en el mercado,
solución económica del país, negociaciones
colectivas, leyes legales vigentes.
DESARROLLO DEL PERSONAL: Recomienda la
capacitación, adiestramiento, entrenamiento,
formación, etc.
ENTREVISTADO: GERENTE DE FINANZAS DE
SEDAPAL
PREGUNTA: ¿En el área que
representa existe la auditoria financiera; sin embargo, Ud. cree
que de llevarse a cabo una auditoría integral que abarque
la mayor cantidad de áreas de la empresa, sería una
mejor herramienta que la auditoria financiera y por tanto se
optimizaría la toma de decisiones que le
corresponden?
RESPUESTA: La auditoria financiera es una buena
herramienta, sin embargo está limitada sólo a la
razonabilidad de la información financiera, lo que quita
peso; por tanto es necesario contar con una herramienta de
evaluación más completa, que lo limite la toma de
decisiones, si no más la amplíe. Mientras se
disponga de mayor y mejor información es mejor para
cualquier gerente. La información es la materia prima para
la toma de decisiones. La auditoría integral, seria esa
materia prima refinada, objetiva de un gran alcance que lo que se
desea en la área de finanzas, porque nuestra gerencia
facilita el trabajo de todas las áreas, incluso de la
gerencia general y del propio directorio.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El
gerente de finanzas conoce de las limitaciones de la
auditoría financiera. Efectivamente este tipo de
auditoría solo examina la razonabilidad de la
información financiera, es decir que los estados
financieros estén formulados de acuerdo con las normas
internacionales de contabilidad; pero no analiza la estructura de
capital financiero, la estructura de inversiones, los niveles de
rentabilidad, los riesgos financieros de la empresa y otros
aspectos relacionados con las finanzas empresariales.
Por tanto, la auditoría integral seria aquella
herramienta mas completa que necesita la gerencia de finanzas,
como cualquier otra gerencia, para tomar decisiones informadas,
analizadas e interpretadas convenientemente, especialmente en una
empresa de saneamiento que está en la mira de la comunidad
en general.
La auditoria integral aplicada con normas, procesos,
procedimientos, técnicas y prácticas generalmente
aceptadas; y además, ejecutada con oportunidad, eficiencia
y eficacia; influye en la toma de decisiones de las empresas de
saneamiento, mediante los aportes que necesariamente debe
realizar sobre los diferentes aspectos financieros y solo sobre
la razonabilidad de los estados financieros. La auditoria
integral obtiene evidencia que compara con los criterios de
financiamiento, inversiones, rentabilidad y riesgos
correspondientes y sobre esa base formula las recomendaciones que
necesita la gerencia para tomar decisiones.
La auditoria integral como examen a las diferentes
aspectos de las finanzas empresariales; está en mejores
condiciones de proporcionar recomendaciones para la toma de
decisiones y de ese modo contribuir a la eficiencia,
economía, transparencia y efectividad de las empresas de
saneamiento.
La toma de decisiones necesita materia prima. Dicha
materia prima es la información. La auditoria integral
proporciona información a través de
recomendaciones.
ENTREVISTADO: GERENTE DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS
DE SEDAPAL
PREGUNTA: ¿Se sabe que en logística
y servicios actualmente se dispone de evaluaciones internas,
excepcionalmente de exámenes especiales; pero no se cuenta
de una herramienta como la auditoria integral que examine todas
las áreas de la empresa y especialmente todas las
actividades de un área como la que Ud. representa. Siendo
así, se podría aceptar que la auditoria integral,
con sus recomendaciones facilitaría la optimización
de las decisiones para el abastecimiento oportuno, la
obtención de servicios y otros aspectos relacionados con
quehacer de logística y servicios?
RESPUESTA: Dice bien Ud. nuestra gerencia
evalúa las compras a realizar, las cotizaciones, el
abastecimiento oportuno, la entrega de insumos a las otras
dependencias, el justo a tiempo que debe primar, los servicios
que necesita la empresa. También se cuenta con la
participación de la auditoria interna, que participa en
forma previa a través de veedurías, y en
evaluaciones posteriores; sin embargo, pese al profesionalismo
que se cuenta, hay un cierto sesgo dependiente. Una buena
gerencia requiere la mayor objetividad posible para saber que
está pasando en la dependencia que representa. La gerencia
necesita información externa, información
técnica, información analizada
pluridisciplinariamente, etc.; y, en ese sentido, estimo que la
auditoria integral podría ser la solución.
Además se que en otros países o empresas donde se
ha aplicado su costo ha sido recuperado por los niveles de
eficiencia, economía y efectividad que han logrado las
empresas. Una herramienta de ese tipo resultaría de mucha
importancia para la toma de decisiones en la logística y
servicios, como en finanzas e incluso la propia gerencia de
auditoria interna. El asunto es que por más experiencia
que se tenga en una actividad, sin embargo, siempre se
está aprendiendo y siempre habrá mejores
herramientas para utilizar, como en este caso la auditoria
integral.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El
gerente de logística y servicios, como cualquier otra
gerencia, necesita información para tomar decisiones. Sin
información no se puede hacer nada en la actividad
empresarial. La información puede ser cuantitativa o
cualitativa, puede provenir interna o externamente, de una o
más fuentes. Toda es válida para quienes desean
tomar decisiones. En todo caso cada quien podrá comparar y
discernir. Por otro lado está demostrado que la
información externa tiene mas relevancia que la interna;
que la información debe reunir tanto la faceta
cuantitativa como cualitativa, es decir ambas
características; la información cuando provenga de
más fuentes es más provechosa que cuando se origina
de un solo lado.
La auditoria integral recomienda una serie de acciones
correctivas,; todo lo cual se configura para su influencia en la
toma de decisiones de las empresas de saneamiento.
La auditoria integral es facilitadora de la
solución de todas las situaciones incorrectas que pudiera
determinar.
La auditoria integral recomienda, la gerencia toma
decisiones e implementa las correcciones.
La auditoria integral no se queda solo dando
recomendaciones, también realiza el seguimiento de sus
recomendaciones.
ENTREVISTADO: GERENTE DE
COMERCIALIZACIÓN.
PREGUNTA: ¿Señor Gerente su
área es la encargada de vender el servicio de agua
potable, alcantarillado y afines; por tanto requiere disponer de
información sobre ventas, costos, niveles de rentabilidad,
niveles de liquidez y otros. Existe en la empresa algún
servicio que le facilite información completa, objetiva e
independiente sobre el manejo de la comercialización de
los productos de la empresa; o es necesario, contar con una
herramienta como la auditoria integral, que podría
facilitar esa información y otras mas para que Ud.
esté en mejores condiciones de tomar decisiones en
beneficio de la empresa?
RESPUESTA: Para la toma de decisiones en la
gerencia de comercialización a veces se recurre a aspectos
intuitivos que son producto del profesionalismo y la propia
experiencia; sin embargo, siendo la toma de decisiones una
proceso, requerimos más y mejor información para
tomar decisiones técnicas, lógicas y que
contribuyan de la mejor manera a aumentar los niveles de
comercialización de los servicios de la empresa. Los
informes internos que produce la gerencia son positivos, muy
técnicas; también tenemos el apoyo de la gerencia
de auditoria interna; sin embargo, no es suficiente; hay muchos
casos que hemos tenido que corregir en el camino por la falta de
mayor información e incluso porque la información
tenía un cierto sesgo proteccionista, de blindaje a la
gerencia, lo cual no siempre es bueno, si se quiere realizar un
trabajo enteramente profesional. Por tanto, si fuera el caso del
apoyo de la auditoria integral, bienvenida sea.
Información en mayor cantidad y calidad siempre
será recibida por esta gerencia.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN: El
servicio de agua potable y alcantarillado está dirigido
por personas y para las personas, por tanto cualquier aspecto del
servicio tiene que ver con la vida de la gente, por tanto las
decisiones que se tomen tienen que ser adecuadamente procesadas;
por lo que dice bien el señor gerente que mientras mayor
información haya es mejor y lo será más
aún si es de calidad, como estima brindar la auditoria
integral con su equipo variado de profesionales de las diferentes
áreas del saber, como ingenieros de diferentes
especialidades, administradores, abogados, contadores,
economistas, etc.
La auditoría integral, sobre otro tipo de
auditoría, es la actividad profesional que facilita
información más amplia, objetiva e independiente,
para que la gerencia tome las decisiones más
óptimas en el proceso comercialización.
La auditoria integral es el proceso de obtener y evaluar
objetivamente, en un período determinado, evidencia
relativa a la información financiera, al comportamiento
económico y al manejo de una entidad, con el
propósito de informar sobre el grado de correspondencia
entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los
comportamientos generalizados, es decir va más allá
de lo financiero, administrativo, productivo,
comercialización, abarca a toda la empresa. Además
es pro-gerencial es decir está orientada a facilitar la
gestión gerencial, antes que a buscar solamente culpables
de las situaciones negativas.
La auditoría integral es el examen y
evaluación integral, metodológico, objetivo,
sistemático, analítico e independiente con respecto
de la actuación de una empresa, de sus procesos
operativos, así como de la aplicación y
adecuación de sus recursos y su administración,
efectuado por profesionales, con el propósito de emitir un
informe, para formular recomendaciones contribuyendo a la
optimización de la economía, eficiencia,
efectividad y cumplimiento de la gestión
empresarial.
Son objetivos de la auditoría integral: i)
Evaluar a la empresa en todas sus áreas; ii) Obtener el
conocimiento de la actuación de la gestión
empresarial; iii) Evaluar la eficiencia y el grado de
confiabilidad de la información administrativa, legal,
contable, financiera, económica, labora, etc.; iv)
Examinar el logro de los objetivos; v) Asistir a la
dirección y a la gerencia para mayor efectividad y
productividad de las operaciones; y, vi) Realizar recomendaciones
que incluyan el respectivo seguimiento de las mismas.
La auditoria integral es un modelo de control completo
de la gestión de un ente, incluido su entorno. Debe
brindar una razonable opinión sobre la calidad,
eficiencia, eficacia y economía de las operaciones
económicas, de la gestión administrativa, del
control interno y de la gestión gerencial, así como
también una opinión sobre la razonabilidad de los
estados financieros, el cumplimiento de leyes y normas
administrativas y contables, el impacto sobre el medio ambiente y
la neutralización de riesgos. Debe, finalmente, determinar
los defectos, los desvíos y los problemas detectados para
concluir proponiendo mejoras, correcciones y
soluciones.
Con todos estos atributos la auditoria integral de lejos
es la mejor herramienta a disposición de la gerencia y
directorio; quienes tomarán sus recomendaciones para tomar
las decisiones más óptimas a favor del desarrollo
de las empresas de saneamiento.
Conclusiones
CONCLUSIÓN GENERAL:
Que, partiendo del análisis de las variables de
la presente investigación, de las teorías y
términos sobre auditoria integral y toma de decisiones, se
concluye que ambas variables tienen un alto nivel de relevancia y
que las acciones correctivas de la Auditoria Integral son tomadas
como una de las estrategias para la correcta toma de decisiones
entre los gerentes de las empresas de saneamiento y agua potable
en el Perú. Asimismo se concluye que el logro de objetivos
y metas programadas de las empresas del rubro de saneamiento son
determinadas por el análisis de todas las áreas que
lo proporciona la auditoria integral y que dichos resultados se
convierten en una línea de acciones y métodos que
los gerentes modernos deben utilizarlos.
CONCLUSIONES PARCIALES.
a. Que, la evaluación analítica
de todas las áreas de una empresa de saneamiento se
debe realizar en un ambiento, pues la información
obtenida por el auditor permite realizar un estudio de los
registros contables con el cual se permitirá hacer
proyecciones de inversión de la empresa.b. Que, la relación existente entre los
bienes y servicios producidos se deben comparar con el
desempeño de los responsables del entorno
tecnológico y económico y de los cuales tienen
un alto nivel de incidencia el conjunto de directrices
determinados por los niveles gerenciales.c. Que, las acciones de control consisten en
las políticas y los procedimientos que tienden a
asegurar que se cumplen las directrices. También
tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para
afrontar los riesgos que ponen en peligro la
consecución de los objetivos de la entidad. las
actividades de control a nivel interno se deben convertir en
el cumplimiento de los propósitos de los funcionarios
de forma permanente y la auditoria integral proporciona las
herramientas necesarias para determinar la alternativa mas
adecuada. Asimismo las acciones de control, fomentan la
eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de
los activos y ayudan a garantizar el éxito gerencial
adecuado de los recursos, la fiabilidad de la
información financiera y el cumplimiento de las normas
vigentes.d. Que, si las acciones implementadas para
corregir las causas de un problema son frecuentes entonces se
convertirá en un factor acertado en las decisiones de
un gerente de una empresa de saneamiento en el
Perú.
Recomendaciones
Ante los planteamientos expuestos de la presente
investigación, se hace necesario considerar, por parte de
los ejecutivos las siguientes recomendaciones, de manera que el
análisis pueda mejorar el trabajo de control pleno de la
entidad y las decisiones que se involucren.
a. Elaborar un plan de evaluación
analítica de todas las áreas de las empresas de
saneamiento, pues la información obtenida por el
auditor permite realizar un estudio de los registros
contables con el cual se permitirá hacer proyecciones
de inversión de la empresa.b. Realizar un estudio para determinar la
relación existente entre los bienes y servicios
producidos que se deben comparar con el desempeño de
los responsables del entorno tecnológico y
económico y de los cuales tienen un alto nivel de
incidencia el conjunto de directrices determinados por los
niveles gerenciales.c. Diseñar un conjunto de acciones de
control consistentes en las políticas y los
procedimientos que van a asegurar que se cumplen las
directrices necesarias para afrontar los riesgos que ponen en
peligro la consecución de los objetivos de las
entidades para reducir el riesgo de pérdida de valor
de los activos y ayudan a garantizar el éxito
gerencial adecuado de los recursos.d. Difundir la importancia de las acciones
correctivas para corregir las causas de los problemas
frecuentes entonces se convertirá en un factor
acertado en las decisiones de los gerentes de las empresas de
saneamiento en el Perú.
Referencias
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CONTABILIDAD. "Auditoría Integral", Tercera
Edición, Editorial Renzo Astorne Guillén.
Lima–Perú, 2006, 850pp.24. XXII CONFERENCIA INTERAMERICANA DE
CONTABILIDAD. "Auditoría Integral e Integrada en el
Sector Gubernamental", 4ta.Edición, Editorial Renzo
Astorne Guillén, Lima–Perú, 2007,
850pp.25. XII CONFERENCIA INTERAMERICANA DE
CONTABILIDAD. "Metodologías Matricial, Base para una
Auditoría Integral", 3ra.Edición, Editorial
Renzo Astorne Guillén, Lima–Perú, 2006,
850pp.26. YARASCA RAMOS, Pedro Antonio.
"Auditoría – Fundamento con un Enfoque Moderno",
5ta. Edición, Lima–Perú, 2005,
343pp.27. ZAVALA, Abel Andrés.
"Planeación Estratégica y Desarrollo
Empresarial", Tercera Edición, Editorial San Marcos,
Perú – 2006, 174pp.
Autor:
Domingo Hernández
Celis
[1] BRAVO CERVANTES, Miguel H.
“Auditoría Integral”, p.51.
[2] BRAVO CERVANTES, Miguel H.
“Auditoría Integral”, p.51.
[3] www.glosarium.com “Glosario de
Economía Mexicano”.
[4] www.houseban.com
“Auditoría”.
[5] Idem, p.51–52.
[6] BLANCO LUNA, Yanel. “XXII CIC,
Trabajos Interamericanos”, p.72.
[7] Idem, p.73.
[8] Idem, p.74.
[9] Idem, p.75.
[10] Idem, p. 90.
[11] ROBBINS, Stephen P.
Administración: Teoría y Práctica;
p.70-71.
[12] LITTERER, Josephg A. Una
Introducción a la Administración; p. 377.
[13] HELLER, Robert. La Toma de Decisiones;
p. 6.
[14] MERCADO, Salvador. Administración
Aplicada; p. 586.
[15] THIERAUF, Robert J. Principios y
Aplicaciones de Administración; p. 257.
[16] DONELLY, James J., James GIBSON y Jhon
IVANCEVICH. Fundamentos de Dirección y
Administración de Empresas; p.110.
[17] HAIMANN, Theo. Dirección y
Gerencia; p. 152.
[18] MERCADO, Salvador, Op. Cit, p.591.
[19] Ibid, p.591.
[20] Ibid, p.592-593.
[21] Ibid, p. 462.
[22] MERCADO, Salvador. Ob. Cit., p.580.
[23] www.monografías.com La Toma de
Decisiones.
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